De keuze van de juiste ERP-softwareoplossing is de sleutel tot succes.

Hulp nodig in uw zoektocht naar de juiste partner?

Elke KMO heeft zonder twijfel enorm veel voordelen bij de implementatie van een passende ERP-oplossing. Wat is ERP nu eigenlijk precies?

De zoektocht naar de meeste geschikte ERP-oplossing is dan ook een cruciale beslissing in de toekomst van uw bedrijf, zeker in een groeiende KMO. Het stappenplan hieronder zet u op weg om de juiste keuze te maken.

Stap 1: Bepaal welke bestaande en nieuwe processen er minimaal dienen opgenomen te worden

Maak een overzichtslijst met alle bestaande processen en acties die op vandaag plaatsvinden. Maak daarna gebruik van de MoSCoW-methode om al deze processen te classificeren. Motiveer in een bijkomende kolom ook uw keuze. Voor optimalisaties en nieuwe processen maak je gebruik van 3 extra kolommen. De eerste kolom bevat een korte beschrijving van het gewenste resultaat. De tweede kolom een inschatting van de impact op de huidige werking. En tot slot een kolom met de voordelen/winst die u hiermee wenst te bereiken. Voorzie dit minimaal voor alle regels aangeduid als “must have”.

• M - must haves: deze eisen (requirements) moeten in het eindresultaat terugkomen, zonder deze eisen is het product niet bruikbaar
• S - should haves: deze eisen zijn zeer gewenst, maar zonder is het product wel bruikbaar
• C - could haves: deze eisen zullen alleen aan bod komen als er tijd genoeg is
• W - would haves: deze eisen zullen waarschijnlijk in dit project niet aan bod komen maar kunnen in de toekomst, bij een vervolgproject, interessant zijn. Ze worden daarom ook wel eens aangeduid als "won't haves".

Indien er twijfel is tussen twee classificaties neem je de minst belangrijke.

Gebruik maken van onze templates? Vraag deze gratis aan via onze contactpagina.

Stap 2: Breng in kaart wie welke functionaliteiten zal gebruiken en uitrollen

Maak een overzicht van alle huidige en toekomstige gebruikers van het systeem. Probeer deze in te delen in groepen/profielen. Noteer bij elke groep/profiel over welke functionaliteiten deze moeten kunnen beschikken en beschrijf ook zeker welke zaken ze zeker niet mogen.

Kies voor elke groep/profiel minimaal één spilfiguur (key-user) die gedurende de implementatie de vertegenwoordiger zal zijn van deze groep. Deze personen zullen actief betrokken worden gedurende de verschillende fases van het project. Tijdens de ingebruikname en na het project zullen zij ook het eerste aanspreekpunt worden. Een persoon kan sleutelfiguur zijn voor meerdere groepen, maar zeker niet voor allemaal. Idealiter is er minimaal ook één iemand die overkoepelend het project zal opvolgen en ondersteunen.  

Pols alvast voorzichtig eens bij deze personen naar de bereidwilligheid en haalbaarheid om deze taak op zich te nemen. 

Stap 3: Bepaal de doorlooptijd en periode van het project

Het doel is om uw investering zo spoedig mogelijk om te zetten in rendement, met een zo laag mogelijk risico. Probeer de doorlooptijd dus zo kort mogelijk te houden, zeker in een groeiende onderneming. 

Het is de tijdsbesteding van de spilfiguren die de bepalende factor zal zijn voor de doorlooptijd van de implementatie. Noteer per key-user hoeveel tijd er minimaal per week kan vrijgemaakt worden. Noteer ook eventuele afwezigheden door vakantie, beurzen, opleidingen of andere verplichtingen.

Probeer op basis van deze gegevens een periode af te bakenen waarin het project dient te passen.

Er zijn in theorie twee implementatiestrategieën voor een ERP-implementatie. De strategie van de alles-in-eens ("big bang") of een gefaseerde aanpak. Uiteraard is dit afhankelijk van de situatie, maar voor een groeiende KMO is een gefaseerde uitrol of een combinatie van beide meestal de beste optie. Onze aanbeveling is om te starten met alle “must haves” en eventueel aan te vullen met een aantal “should haves” die de meeste winst opleveren. 

Stap 4: Bepaal uw investering

Om tot een juiste budgetbepaling te komen zullen er verschillende knopen doorgehakt moeten worden, maar het is alvast aangeraden om op voorhand een maximum bedrag van de totale investering vast te leggen. Doe dit ook zeker ook over een periode van drie jaar tot vijf jaar, hou rekening met vaste en variabele kosten in functie van uw groei. Een vuistregel is om 20% van het implementatiebudget te voorzien voor optimalisaties in de daarop volgende jaren.

Er zal bijvoorbeeld een keuze gemaakt moeten worden tussen een ERP systeem dat op eigen servers zal geïnstalleerd worden of een oplossing die voor u in de cloud zal beheerd worden. Een hybride oplossing is in sommige gevallen ook mogelijk. Hou hierbij ook zeker rekening met beveiliging, back-upstrategie, schaalbaarheid (rekenkracht, geheugen, opslagruimte), netwerk en internetverbinding.

Overweeg je de software te kopen of huur je liever een licentie. Moet iedereen een volledige licentie hebben of zijn er ook gebruikers die sporadisch de software consulteren? Wil ik support- en/of onderhoudscontracten afsluiten.

Deze keuzes moeten uiteraard nog niet definitief gemaakt zijn, maar het zal het beslissingstraject aanzienlijk vereenvoudigen.

Stap 5: Zoek de juiste oplossing en partner

Er zijn zeer veel ERP-oplossingen op de markt beschikbaar. Maak op basis van informatie uit brochures, vakliteratuur, internet, aanbevelingen een voorselectie (longlist) van mogelijke oplossingen.

Zoek op basis van deze lijst naar bedrijven in uw regio die deze producten verdelen. Nodig deze bedrijven uit voor een eerste gesprek waarin ze hun product, branchekennis en aanpak uit de doeken doen. Bezorg hen ook een overzicht van alle ”must haves” uit stap 1 en laat hen deze classificeren.

• Standaard
• Via Add-on
• Via maatwerk
• Niet mogelijk

Maak op basis van deze gesprekken een tweede selectie (shortlist) en nodig deze bedrijven uit voor het geven van een demo. Bezorg hen op voorhand een A4 met daarin de zaken die jullie specifiek aan bod willen zien komen.

Ga nu samen met de partner(s) die u hebben weten te overtuigen rond de tekentafel zitten om tot een eerste budgetraming te komen op basis van de informatie uit de vorige stappen. Durf vragen te stellen en zoek ook zeker naar de verborgen kosten.

Stap 6: Zet de eerste stap in de juiste richting

Nu alle informatie op tafel ligt bent u in staat om in eer en geweten een keuze te maken. Neem enkel een keuze indien u op alle onderstaande vragen volmondig “Ja” kan antwoorden.

• Is het product gebruiksvriendelijk en klaar voor onze toekomst?
• Kan het product voldoen aan al onze “must haves”?
• Kan de implementatie plaatsvinden binnen de door ons vooropgestelde periode?
• Zijn wij klaar om de implementatie aan te vatten?
• Past de budgetraming binnen de totale investering uit stap 4?
• Kunnen wij ons vinden in de aanpak van de partner?

Tot slot nog een aantal tips om te noteren

1. Durf te dromen, maar wees realistisch. Zowel qua timing als budget. Hou het haalbaar.
2. ERP hoeft niet duur te zijn! Maak vaste prijsafspraken voor zowel tijdens als na het project.
3. Een ERP implementatie is geen zuiver IT-project. Betrek tijdig de juiste personen.
4. Zet één voor één haalbare stappen met focus op het eindresultaat. Laat uw partner u begeleiden.
5. De gebruiker bepaalt voor 50% het succes van de implementatie. Communiceer voldoende.
6. Eén groot project langer dan 12 maanden is gedoemd om te mislukken in een groeiende KMO.

Hulp nodig in uw zoektocht naar de juiste partner?